Nesen konsultēju komandas vadītāju par darbu plānošanu un tas vedināja mani apkopot savas pārdomas par šo jautājumu. Savās profesionālajās pieredzēs esmu strādājusi ar darbu plānošanu un prioritāšu noteikšanu gan lielos uzņēmumus, gan mazās komandās, gan individuāli, palīdzot atsevišķiem komandas dalībniekiem organizēt savus darbus. Skaidrs ir tas, ka darbu plānošana vairumam komandu ir daudz lielāks izaicinājums nekā tas varētu šķist.
Mēs dzīvojam laikā, kad organizācijām nav izvēles, tām ir jādarbojas neskaidros, nepastāvīgos, sarežģītos un neviennozīmīgos apstākļos (VUCA teorija[1]). Ārējos apstākļus nav iespējams ieplānot, tomēr komandu darbu plānošanu var pielāgot – iepriekš vismaz daļēji paredzot, ka būs nezināmi/neplānoti darbi. Lai gan šķiet, ka neskaidrības apstākļos darba plānošanai zūd jēga, es domāju, ka ir tieši pretēji – tās jega palielinās. Darbu plānošana reti, kad var būt pilnībā precīza (precizitāte atkarīga no komandas darba specifikas) un tas ir pilnīgi ok, bet tikai organizāciju un komandu vadītāji ir atbildīgi par to, cik lielā mērā neprecīzi tie būs un kādu ietekmi tas atstās uz komandu.
Manuprāt, tieši organizāciju/komandu/darbinieku neveiksmīga darbu plānošana ir viens no nozīmīgiem faktoriem darbinieku izdegšanai. Spiediens, kas vērsts uz komandu un darbiniekiem, kuriem ir jāizdara vairāk nekā iespējams, darbinieku bieži noved pie nebeidzama stresa, trauksmes un izdegšanas, kā arī organizāciju – pie nevajadzīgas darbinieku mainības. Lai gan ir zināms, ka, lai darbinieks būtu pēc iespējas produktīvāks un radošāks, ir svarīgi, lai nebūtu patstāvīga pārstrādāšanās – tomēr bieži tā vēl joprojām ir realitāte daudzās komandās. Kāpēc?
Mani novērojumi:
Problēma nav metodēs
Mūsdienu informācijas laikmetā ir ārkārtīgi viegli atrast metodes, kas palīdz konkrētai komandai saplānot darbus un noteikt prioritātes. Tāpat šīs metodes nav pārāk sarežģītas, lai ikkatra komanda tās savā darbībā varētu izmantot. Un lai gan varētu likties, ka pareizās metodes ir galvenā risinājuma atslēga, tomēr nereti tā nebūt nav.
Nav gatavības pārmaiņām
Bieži paši komandu vadītāji un darbinieki ir neapmierināti par nebeidzamo darbu sarakstu ar vakardienas termiņiem. Kad situācija emocionāli nonāk līdz kritiskam brīdim, komandu vadītāji sāk meklēt palīdzību.
Katra komanda un tās situācija ir unikāla, līdz ar to iespējamie risinājumi var būt dažādi – sākot ar vienkāršākām pārmaiņām (piemēram, efektvizējot iekšējos procesus, deleģējot darbus komandas iekšienē u.c.) un turpinot ar resursu ietilpīgākiem risinājumiem (piemēram, piesaistot papildus resursus esošai komandai uzdevumu izpildei, piesaistot ārējus speciālistus u.c.).
Tomēr nereti, piedāvājot dažādus risinājumus, var novērot, ka komandu vadītāji nav gatavi darīt citādāk – nav gatavi jebkādām pārmaiņām, līdz ar to paliekot esošajā situācijā, kas ar laiku vēl vairāk saasinās.
Grūtības atzīt, ka nav iespējams izdarīt visu
Šo es esmu novērojusi gandrīz katrā komandā, kurā esmu strādājusi ar darba plānošanas jautājumiem – nespēju vai negribēšanu paskatīties patiesībai acīs un atzīt: ar esošajiem resursiem šo darbu apjomu nevar izdarīt.
Jau pirmajās pieredzēs man vienkārši nebija skaidrs, ja analizējot, apzināmies, ka konkrētā komanda šos gada uzdevumus nespēs izpildīt un nav plāns par papildus resursu piesaisti, kāpēc mēs melojam paši sev un komandai, izvirzot neiespējamu darbu sarakstu?
Mani novērojumi, kāpēc cilvēkiem ir tik sarežģīti šo atzīt – nepietiekama profesionālā pārliecība par sevi (kā es atzīšu, ka es nevaru – tātad neesmu labs vadītājs/darbinieks?), bail deleģēt savus darbus, jo negrib laist, kādu citu “savā lauciņā” (saglabāt sajūtu “esmu neaizvietojams”), nespēja novilkt robežas, nepamatoti liels optimisms u.c.
Netiek ieplānots laiks neplānotiem darbiem
Bieži, plānojot darbus, komandas aizmirst par pāris svarīgiem punktiem, kas būtiski ietekmē plānošanas rezultātu:
☝pētījumi rāda, ka vidēji darbinieks dienā nenostrādā 8 stundas (pauzes, neformālā komunikācija ar kolēģiem u.c.);
☝netiek ieplānots laiks, ko darbinieki patērē organizācijas iekšējiem jautājumiem (plānošanas sanāksmes, iekšējo dokumentu/apmācību/vadlīniju aizpildīšana, iekšējās aktivitātes u.c.);
☝ netiek ieplānots, ka komandai/darbiniekam būs neplānotie/steidzamie darbi. Protams, šis ir atkarīgs no komandas/darbinieka darba specifikas (ir amati, kur neplānotie darbi tikpat kā nav un ir amati, kur tie var pat pārsniegt 50%). Šo palīdz saprast, ja tiek izmantota darāmo darbu un tam patērētā laika uzskaite.
Netiek uzkrāti dati par patērēto laiku izdarītajiem darbiem
Lai pēc iespējas veiksmīgāk spētu plānot darbus, nepietiek ar sajūtām – tās var būt maldīgas, ir nepieciešami dati. Darbu plānošanas procesā ir svarīgi dati no dažādiem aspektiem – cik konkrēta darba veikšanas vidēji patērē laiku? Cik vidēji ir steidzamo/iepriekš neieplānoto darbu? u.c. Tomēr daudzas komandas nekādā formātā neveic nedz datu uzskaiti, ne analīzi.
Mani novērojumi, kāpēc komandas neizvēlas uzkrāt datus par izdarītajiem darbiem un tam patērēto laiku – nav izveidota pietiekami efektīva uzskaites sistēma, nav veiksmīgi nokomunicēts ar darbiniekiem datu uzkrāšanas mērķis, jēga un to tālāka izmantošana, datu uzkrāšanu izveido un izmanto nevis kā līdzekli darbu analīzei un plānošanai, bet kā darbinieku kontroles mehānismu u.c. Šis, protams, ir komplekss jautājums (esmu pieredzējusi gan veiksmīgus, gan neveiksmīgus piemērus), kas ir pelnījis atsevišķu bloga ierakstu, bet skaidrs, ka šādi dati ir pamats veiksmīgai komandas darbu plānošanai.
Pārāk daudz prioritāšu
Nav nekas jauns, ka katrai komandai ir ārkārtīgi būtiski saprast kopējās prioritātes, lai uz tām vairāk fokusētos. Īpaši svarīgi tās kļūst brīdī, kad zūd kontrole pār darāmo darbu apjomu – prioritātes ļauj atgriezties pie būtiskā. Tomēr optimāla prioritāšu izvirzīšana ir diezgan liels izaicinājums daudzām komandām un galvenokārt nevis tāpēc, ka komandas nepiekristu, ka prioritātes ir nepieciešamas, bet gan tāpēc, ka tās tiek izvirzītas pārāk daudz, ļoti cenšoties tajās iekļaut gandrīz visu darāmo darbu sarakstu.
Sarunās ar vadītājiem esmu novērojusi, ka viņi apzinās savas komandas prioritātes, bet bieži izaicinājums parādās tās nokomunicēt darbiniekiem, jo kā pateikt, ka Tavs darbs tiešā veidā neiekļaujas prioritātēs? Tāpēc notiek mēģinājumi izveidot pārāk daudz prioritātes, zaudējot prioritāšu noteikšanas jēgu.
Ko var darīt?
Ja komanda ir nonākusi situācijā, ka visa ir pa daudz, pirmkārt, iesaku atgriezties pie klasiskām darba plānošanas metodēm un prioritāšu noteikšanas. Ja tas nepalīdz, ir jāveic padziļināta situācijas analīze – iespējams jūsu komanda nonāks pie kāda no šī raksta augstāk minētiem punktiem. Un katram no tiem ir risinājumi.
Comentarios