Iesaistoties pārmaiņu projektos organizācijās, atkārtoti pārliecinos, ka liela daļa organizācijas saskaras ar – zinām teoriju, nav pietiekami daudz laika un daudz kas ir “pašsaprotami”.
Jebkurš pārmaiņu projekts organizācijā (vienalga, cik tas ir apjomīgs) ir nozīmīgs, jo šie procesi ir sensitīvi un veido darbinieku attieksmi, lojalitāti pret vadību un organizāciju ilgtermiņā (tai skaitā to darbinieku, kas aiziet no organizācijas), tāpēc būtiski, ka pārmaiņas tiek veiktas gudri, pārdomāti un skaidrojoši.
Mana jautājumi liste, ko ieteiktu pārrunāt jebkurai vadības komandai pirms pārmaiņu uzsākšanas, arī pat tad, ja atbildes šķiet pašsaprotamas:
1. Kāpēc mēs gribam veikt šīs pārmaiņas?
Vai visai vadības komandai ir vienota atbilde uz šo jautājumu? Ja tā – izcili, tas ir būtisks veiksmīgu pārmaiņu priekšnoteikums.
Savā pieredzē esmu piedzīvojusi arī citādākas situācijas. Situāciju, kad augstākajam/ai vadītājam/ai ir diezgan skaidra atbilde, bet pārējiem pārmaiņu vadības komandā – darām to, jo tā bija mūsu vadītāja ideja un tad jau vajadzīgi, bet paši šobrīd ne to vērtību, ne vajadzību līdz galam nesaskata. Kā arī situāciju, kad augstākajam vadītājam nav līdz galam skaidra pārmaiņu nepieciešamība, nav degsme par ideju, bet pārmaiņu vajadzība ir “kaut kur ierakstīta”, “visas organizācijas tagad tā dara”, “ir apņēmīgi cilvēki, kas to ir gatavi darīt”. Abas šīs situācijas ir bumbas ar laika degli.
2. Kādi reāli būs pārmaiņu procesa soļi?
Pārmaiņu projektos bieži ir daudz nezināmā, līdz ar to nav iespējams detalizēti visu izplānot un nav arī vajadzības, bet svarīgi, ejot pie darbiniekiem, izplānot tik tālu, ka ir iespējams saprotami nokomunicēt galveno ideju un to, kā pārmaiņas vismaz sākotnēji praktiski izskatīsies. Ņemot vērā, ka darbiniekiem katras pārmaiņas lielākā vai mazākā mērā ir satraukuma pilnas, ir būtiski radīt sajūtu, ka pārmaiņu ieviešana ir apdomāta.
3. Cik daudz laika mēs varēsim atvēlēt pārmaiņu ieviešanai? Vai tas būs pietiekami?
Manā pieredzē nereti tiek uzskatīts, ka nemaz tik daudz papildus laiku pārmaiņu ieviešanai nevajadzēs un bieži tā ir kļūda. Vadības komandai vismaz sākotnēji ir jāvelta papildus laiks – jāizplāno, jānokomunicē, jāizveido mehānisms, kas patiešām darbojās.
Ja pārmaiņu procesā lūdzat darbinieku aktīvu iesaisti, tad noteikti jāņem vērā, ka vadības komandai ir jāvelta laiks abpusējai komunikācijai - nekas nav sliktāks, kā iesaistīt darbiniekus, bet, laika trūkuma dēļ, pēc būtības nereaģēt uz viņu iesaisti (idejām, priekšlikumiem utt.)
4. Kāds būs mūsu plāns pārmaiņu izskaidrošanai darbiniekiem?
Klasika, bet aizvien novēroju, ka bieži šo nepieciešams pilnveidot.
5. Kā mēs iekšēji vadības komandā komunicēsim par projekta virzību?
Nu šis nereti vadības komandās šķiet “pašsaprotami” - mēs regulāri tiekamies un pārrunājam aktuālos jautājumus, tad arī pārrunāsim šī projekta virzību. Mana pieredze rāda, ka tas tā nestrādā – bieži ir daudz aktuālāki jautājumi, kas vadības komandai jārisina un kopskats par konkrēto pārmaiņu projekta virzību (īpaši, ja tas nav ļoti apjomīgs) izkrīt no pārrunājamo jautājuma saraksta.
Iesaku izveidot skaidru iekšējās komunikācijas struktūru un regulāri pie tās pieturēties, lai projekta pārraudzība neaiziet pašplūsmā, piemēram, catch up sanāksmes reizi nedēļā, kur tiek izrunāts aktuālais (vai jebkāds cits konkrētai komandai piemērots komunikācijas veids un biežums).
Veiksmi un izturību visiem pārmaiņu ieviesējiem :)
Comments