Vai mazā projekta komandā vienmēr viss notiks “pats no sevis”?

Savā profesionālā ceļā esmu strādājusi vidējos, lielos uzņēmumos un es ļoti priecājos, ka šogad man ir iespēja iepazīt arī mazus uzņēmumus un redzēt, kā projektu realizēšana notiek mazās komandās. Padalīšos savās pārdomās, kādas sarežģītības projektos un kāpēc būtu jāpievērš uzmanība veiksmīgas projekta pārvaldības nodrošināšanai.

Vērojot mazas projekta komandas darbu, sākotnēji es varēju piekrist viedoklim, ka mazās komandās projektu pārvaldībai nav tik liela nozīme, jo ir mazāk iesaistīto, mazāka hierarhija (vai tāda nav vispār), mazāka iekšējā birokrātija (vai tāda nav vispār), raitāka savstarpējā komunikācija u.c. Par vienu gan es jau sākotnēji biju skeptiska – veiksmīgai komunikācijai par projekta virzību pietiek ar to, ka kolēģi ik pa laikam satiekas birojā un tad jau kaut kā neformāli runā par to, ko dara konkrētajā projektā. Šis nekad nevar būt galvenais visu iesaistīto pušu savstarpējās komunikācijas kanāls un par šo es atkārtoti pārliecinājos. Un, lai gan tiktiešām mazās komandās daudz kas ir vienkāršāk, tomēr nereti, viss nebūt nenotiek “pats no sevis”. Kāpēc?

Manuprāt, noteicošajam faktoram, domājot par to, cik lielu uzmanību piešķirt projekta pārvaldības izveidošanai, vajadzētu būt nevis organizācijas vai projekta komandas izmēram, bet gan projekta pārvaldības sarežģītībai. Proti, jo sarežģītāk pārvaldāms projekts, jo lielāka nozīme projekta pārvaldības izveidei, arī pat tad, ja tā ir maza projektu komanda.

Ņemot vērā savu pieredzi, es domāju, ka projekta pārvaldība kļūst sarežģīta pie šādiem apstākļiem (arī tad, ja ir maza projekta komanda):

☝ biznesa attīstība krustojas ar tehnisko attīstību

☝ projektā darbojās cilvēki no dažādām uzņēmuma jomām/daļām/departamentiem (nav regulāra sadarbība ārpus šī projekta)

☝ ir piesaistīti papildus ārēji pakalpojumu sniedzēji.

Šādos projektos, lai gan ir atbildīgais cilvēks par tehnisko attīstību un atbildīgais par biznesa pusi, tomēr nereti iztrūkst cilvēks, kas pārvalda abas šīs daļas un virza saskaņotu projekta attīstību. Šo pārvaldības kļūdu bieži var novērot tieši IT risinājumu izstrādē. Cilvēks, kas pārvalda un virza projekta kopējo attīstību, šādos gadījumos ir ļoti nozīmīgs, jo:

🚀Stratēģiski redz kopējo projekta attīstību

🚀Virza saskaņotu projekta attīstību

🚀Nodrošina savstarpējo komunikāciju visām pusēm

🚀Seko līdzi uzdevumu izpildei.

Visiem organizāciju vadītājiem, uzsākot nozīmīgu projektu, iesaku apdomāt, kā tiks nodrošināta projekta startēģiskā uzraudzība, projekta darbību saskaņota virzība un pats svarīgākais, kā tiks nodrošināta savstarpējā komunikācija. Ja projekta laikā kāds no komandas ir pārsteigts par jau notikušo, piemēram, klientam apsolīto pakalpojumu – ir vērts atgriezties pie projekta pārvaldības pārskatīšanas.